Meine Top-Tools neben dem Laptop

Wie ich mit digitalen und analogen Helfern strukturiert bleibe, ohne mich zu verzetteln

Vor einiger Zeit bin ich über einen Artikel von Focus Online gestolpert: „Gen Z verliert Fähigkeit, die Menschen seit 5000 Jahren besitzen - die Schreibfähigkeit“. Sie haben Schwierigkeiten sich schriftlich auszudrücken und tippen lieber Emojis als „MfG“ auszuschreiben. Die Handschrift sei oft unleserlich. Ich musste schmunzeln. Nicht, weil ich das Thema nicht ernst nehme - sondern weil ich dachte: „Willkommen im Club!“ Denn meine eigene Handschrift kann ich oft auch nicht mehr entziffern. Und ich gehöre zur Generation X.

Und trotzdem: Obwohl ich super im Zehnfingersystem bin und auch sehr schnell tippen kann, liebe ich es, mit der Hand zu schreiben. Ehrlich. Ein Tag beginnt für mich mit Papier und Stift. Mit einem Stift kann man schnell etwas notieren und auch genauso schnell wieder durchstreichen. Die erste grobe Skizze der To-Dos auf Papier, die Kringel, Pfeile und andere Kunstwerke - das ist wie ein kleines Ritual. Vor allem, wenn es um die ersten Ideen für ein neues Projekt oder einen neuen Blogbeitrag geht. Warum auch immer - die Wörter kommen einfach viel leichter. Vielleicht, weil das Gekritzel auf Papier weniger Druck macht als der blinkende Cursor auf dem Bildschirm, der unbedingt bewegt werden will. Vielleicht auch, weil ich mich mit einem Stift in der Hand einfach kreativer fühle. Wer weiß.

Apropos Stift: Mein absoluter Klassiker unter den analogen Helfern sind und bleiben -Trommelwirbel - Post-its. In allen Farben, Größen und Variationen. Mein Mann ordnet sie unter „Dinge, die die Welt nicht braucht“ ein. Für mich sind sie wie kleine erreichte „Mini-Erfolge zum Abreißen“. Denn es gibt kaum etwas Befriedigenderes, als ein Post-it in den Papierkorb zu werfen. Weg mit dir, erledigte Aufgabe!

Wenn es umfangreicher wird, zum Beispiel bei neuen Projekten oder längeren To-do-Listen, greife ich zu meinem Notizbuch. Oldschool, ich weiß. Aber für mich funktioniert es und keine Sorge, ich komme nicht aus der Steinzeit und glaube, dass früher alles besser war. Im Gegenteil: Ich liebe es, analoge und digitale Welten zu verbinden, denn sobald es umfangreicher wird, kommen meine digitalen Tools zum Einsatz.

Mein erster Favorit: Microsoft Planner. Ein digitales Kanban-Board, also eine Magnettafel zur visuellen Darstellung von Arbeitsabläufen, nur halt digital. Ich liebe es, wie ich dort Aufgaben nach Themen sortieren kann – hübsch aufgereiht in Spalten und verschiedenen Farben, mit Fälligkeiten, Verlinkungen und allem Drum und Dran. Und das Beste: Wenn ich etwas abhake, macht es ping. Ein kleiner Moment der Freude. Fast wie beim Post-it, nur eben digital. Und die Erinnerungsfunktion ist Gold wert. Dezent, ohne aufdringlich zu sein, erhält man täglich seine Erinnerungsmail, bis die Aufgaben erledigt sind. Vergessen war gestern.

Neu auf meiner Tool-Lieblingsliste ist Microsoft Loop, ein junges Tool, das alles Mögliche sammelt: Brainstorming-Notizen, To-Dos oder auch Links direkt zum Microsoft Planner. Man kann gemeinsam in Echtzeit an Inhalten arbeiten, Notizen teilen, Aufgaben verteilen und aktualisieren – und das alles direkt aus der E-Mail heraus, in der der Loop verschickt wurde. Kein Wechseln zwischen zehn Programmen, kein „Wo war noch mal dieses Dokument?“ – einfach loslegen. Einfach genial. Gerade bei der Zusammenarbeit im Team spart das enorm viel Zeit und Nerven.

Und dann ist da noch meine virtuelle Assistentin: die Künstliche Intelligenz. Ich sage es ganz offen – sie hat mein Arbeitsleben revolutioniert, und ich stehe erst am Anfang. Ob es darum geht, Protokolle von Meetings zu schreiben (von denen ich manchmal selbst nur die Hälfte verstehe), oder englische E-Mails auf Hochglanz zu polieren – die KI hilft. Beim Brainstorming werfe ich die wildesten Schlagwörter in den Raum, und schwupps, liefert die KI neue kreative Ansätze. Und wer hat nicht schon einmal beim Anblick einer Excel-Formel schreiend das Büro verlassen, weil irgendwo eine falsche Zelle oder ein Gänsefüßchen „“ statt eines Strickpunkts ; steht und die Formel einfach nicht mehr funktioniert? Natürlich ersetzt die KI nicht den Menschen, aber sie ist da, wenn es zwickt. Und einfach blind abschreiben ist ein No-Go, denn auch die KI macht Fehler, aber sie ist ein super Sparringspartner.

Natürlich könnte ich noch ewig weitererzählen, über To-Do-Apps, über Sprachnotizen und über meinen Timer, der mich daran erinnert, auch mal etwas zu trinken und mich zu bewegen. Aber unterm Strich bleiben diese drei Tools – Planner, Loop und die KI – meine kleinen Helferlein im Alltag. Ohne sie wäre mein Home-Office ein chaotisches Meer aus Post-its und halbfertigen Notizblättern.

Und ja, bei aller Liebe zu den Tools und dem Gedanken, sie immer dabei zu haben, darf man die Auszeiten nicht vergessen. So großartig diese Tools auch sind, sie sollen das Leben einfacher machen, nicht den Arbeitstag verlängern. Ich habe gelernt, klare Grenzen zu ziehen: morgens mit dem Stift anfangen, abends auch den Computer „in den Feierabend schicken“. Feierabend heißt abschalten und frische Luft schnappen.

Und wie sieht es bei dir aus? Welche digitalen oder analogen Helferlein erleichtern dir den Arbeitsalltag? Und wenn du mal jemanden brauchst, der Ordnung in dein analoges und/oder digitales Chaos bringt – melde dich jederzeit bei mir. Ich helfe gerne mit Herz dem Planner, dem Notizbuch und dem Stapel bunter Post-its.